Proses dalam kamus bahasa Indonesia berarti rangkaian suatu tindakan. Sedangkan proses dalam buku organisasi karangan Gibso Invancevich Donnelly adalah berkenaan dengan aktifitas yang memberi kehidupan pada skema organisasi tersebut. Proses organisasi merupakan jiwa bagi struktur organisasi. Jika proses tersebut tidak berjalan dan berfungsi dengan baik, maka masalah yang tidak pernah diharapkan akan timbul dalam sebuah organisasi.
Terdapat empat proses yaitu komunikasi, pengambilan keputusan, evaluasi prestasi, sosialisasi dan karir.
Raymond V. Lesikar telah menguraikan 4 faktor yang mempengaruhi efektifitas komunikasi organisasi, yaitu :
a. Saluran omunikasi formal
b. Struktur organisasi
c. Spesialisasi jabatan
d. Apa yang disebut lesikar sebagai “pemilikan informasi”
Teori
Model-model dalam proses organisasi
1. Proses Komunikasi
Komunikasi menduduki tempat yang utama karena susunan keluasan dan cakupan organisasi secara keseluruhan ditentukan oleh tehnik komunikasi. Dari sudut pandang ini komunikasi adalah suatu proses sosial yang mempuyai relevansi terluas di dalam
memfungsikan setiap kelompok, organisasi atau masyarakat.
Kelangsungan hidup organisasi berkaitan dengan kemampuan manajemen untuk menerima, menyampaikan, dan meleksanakan komunikasi. Komunikasi diartikan sebagai proses penyampaian informasi atau pengiriman kepada penerima informasi. Dengan demikian
penerimaan informasi harus memahami isi informasi yang diterimanya, sebaliknya apabila penerimaan informasi tidak memahami informasi yang diberikan oleh pemberi informasi
berarti tidak terjadi komunikasi yang effektif yang pada akhirnya dapat menimbulkan suatu konflik. Terdapat tiga elemen pokok yang saling berkaitan setiap terjadinya suatu komunikasi, yaitu sender (sumber berita), message (pesan), dan receiver (penerimaan berita). Apabila salah satunya dari ketiga elemen tersebut tidak ada, maka komunikasi tersebut tidak akan terjadi.
Untuk itu terdapat delapan unsur pokok di dalam proses komunikasi.
a. Pengiriman atau sumber (sender)
b. Enconding
c. Message
d. Chanel
e. Receiver
f. Recoding
g. Noise
h. Feedback
Komunikasi dalam organisasi sebaiknya memberikan komunikasi dalam empat arah berbeda :
a. Komunikasi ke bawah : komunikasi yang mengalir dari individu dengan tingkat hirarki yang lebih tinggi ke tingkat yang lebih rendah.
b. Komunikasi ke atas : komunikasi yang mengalir dari tingkat yang lebih rendah ke tingkat yang lebih tinggi dalam suatu organisasi.
c. Komunikasi horizontal : komunikasi yang mengalir antar fungsi dalam suatu organisasi.
d. Komunikasi diagonal : komunikasi yang memotong antar fungsi dan tingkat dalam suatu organisasi.
Pola Komunikasi Organisasi :
1. Komunikasi herarkis : pertukaran informasi antara manajer dan karyawan.
2. Omongan selentingan : sistem komunikasi tidak resmi di dalam organisasi informasi.
3. Orang penghubung : secara konsisten menyampaikan informasi omongan selentingan kepada orang lain.
4. Mata-mata organisasi : menggunakan omongan selentingan untuk meningkatkan kekuatan dan status mereka.
5. Distorsi komunikasi : dengan sengaja mengubah isi pesan.
2. Proses Pengambilan Keputusan
Keputusan dari seorang pemimpin tidak datang secara tiba-tiba, tetapi melalui suatu proses.
Proses pengambilan keputusan itu berlangsung dengan tahapan sebagai berikut :
a. Menghimpun data melalui pencatatan bahkan mungkin
b. Berupa kegiatan penelitian
c. Melalui analisis data
d. Menetapkan keputusan yang akan ditempuh
e. Mengoperasionalkan keputusan menjadi kegiatan
f. Selama berlangsungnya kegiatan sebagai pelaksana keputusan akan diperoleh data operasional yang baru
Sementara itu tahapan-tahapan dalam proses pengambilan keputusan dapat dikemukakan sebagai berikut :
a. Tetapkan masalah
b. Identifikasi kriteria keputusan
c. Alokasikan bobot pada kriteria
d. Kembangkan alternatif
e. Evaluasi alternative
f. Pilih alternative terbaik
Dalam pengambil keputusan ada dua tipe keputusan:
a. Keputusan Terprogram
Keputusan terprogram adalah prosedur spesifik yang dikembangkan untuk masalah yang rutin dan berulang. Jika situasi yang sering muncul, biasanya prosedur rutin akan dapat
disusun untuk menyelesaikannya.
b. Keputusan Tidak Terprogram
Adalah keputusan membutuhkan manajemen masalah yang unik dan kompleks. Keputusan tidak terprogram ini dibuat jika ada hal yang baru dan tidak berstruktur.
Keputusan adalah mekanisme organisasional dengan bentuk usaha untuk mencapai suatu tujuan yang tertentu. Untuk masalah yang munculnya sering, mengetahui seluruh proses tidak menjadi hal utama. Jika suatu kebijakan telah diputuskan untuk mengatasi masalah seperti itu maka menajer tidak perlu lagi untuk mengmbangkan dan mengevaluasi seluruh altrernatif setiap masalah yang sama muncul kembali. Dapat dilakukan sebagai
berikut:
1. Menetapkan sasaran dan tujuan serta mengukur hasil
2. Identifikasi Masalah
Identifikasi masalah dengan tepat dapat terhalangi oleh faktorfaktor seperti berikut:
a. Masalah presepsi: bahwa presepsi individu mempunyai peluang untuk melindungi atau menghalangi kita dari kenyataan yang tidak menyenangkan.
b. Masalah didefinisikan sebagai solusi: merupakan suatu upaya untuk langsung lompat pada suatu kesimpulan.
c. Identifikasi gejala sebagai masalah: masalah biasanya terdiri dari tiga type, yaitu kesempatan, krisis, dan rutin.
3. Mengembangkan Alternatif
Sebelum suatu keputusan dibuat, alternative yang masuk akal (solusi potensial untuk masalah tersebut) mesti ditelaah serta akibat dari masing-masing alternative juga mesti dikaji.
4. Mengevaluasi Alternatif
Dalam memilih dari sejumlah alternative, pengambil keputusan harus dituntun oleh sasaran dan tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Hubungan antara alternative-hasil didasarkan atas tiga kondisi, yaitu:
a. Kepastian
b. Ketidakpastian
c. Resiko
5. Memilih Alternatif
Adalah untuk memecahkan masalah guna mencapai tujuan yang direncanakan sebelumnya. Keputusan bukan suatu hasil, tetapi hanya suatu sarana untuk mencapai tujuan.
6. Mengimplementasikan Keputusan
Suatu keputusan yang tidak diimpletasikan tidak lebih dari sebuah abstraksi belaka. Tujuan mengimpletasikan keputusan agar mencapai tujuan yang dikehendaki. Implementasikan keputusan melibatkan banyak orang sehingga untuk menguji keputusan itu dapat dengan melihat perilaku orang yang dipengaruhi oleh keputusan itu.
7. Mengendalikan dan Mengevaluasi
Manajemen yang efektif melibatkan pengukuran secara periodik terhadap hasil.
Model-model Pengambilan Keputusan
a. Relationalitas Keputusan
b. Model-model perilaku pengambilan keputusan
Teknik Pengambilan Keputusan
a. Teknik -teknik kreatif : Brainstorming dan Synectics
b. Teknik -teknik partisipatif
c. Teknik -teknik pengambilan keputusan Modern : teknik delphi, teknik kelompok nominal
3. Proses Evaluasi Prestasi
Proses evaluasi prestasi di dalam organisasi menunjukkan bahwa prestasi individu, kelompok, dan organisasi adalah suatu hasil atau variabel bergantung dari prilaku organisasi, struktur dan proses. Sistem yang diterapkan untuk mengevaluasi prestasi membantu maksud-maksud seperti penentuan imbalan (upah, promosi, dan alih tugas), identifikasi kebutuhan akan pelatihan (training), penyediaan balikan bagi para pegawai dan lain-lain.
Dalam melakukan pengevaluasian sebaiknya diperhatikan hal-hal sebagai berikut :
a. Maksud dan evaluasi kerja
b. Evaluasi kerja dan evaluasi
c. Apa yang akan di evaluasi
d. Siapa yang seharusnya akan di evaluasi
e. Bagaimaa metodenya
f. Masalah potensial
g. Bagaimana mengatasi masalah
4. Proses Sosialisasi dan Karir
Proses sosialisasi adalah suatu proses dimana kita dapat bergaul dalam suatu komunitas tertentu maka disitulah proses sosialisasi akan terjadi. Sedangkan karir adalah suatu deretan posisi yang di duduki oleh seseorang selama perjalanan usianya.
Karir adalah rangkaian perasaan individual dari sikap dan perilaku yang berkaitan dengan pengamalan kerja dan aktifitas selama rentang waktu kehidupan orang.
Analisis
Model-model dalam proses organisasi
1. Proses Komunikasi
2. Proses Pengambilan Keputusan
3. Proses Evaluasi Prestasi
4. Proses Sosialisasi dan Karir
Pengertian Pengaruh
Pengaruh adalah kegiatan atau keteladanan yang baik secara langsung atau tidak langsung mengakibatkan suatu perubahan perilaku dan sikap orang lain atau kelompok.
Elemen-elemen proses mempengaruhi:
a.orang yang mempengaruhi (0)
b.metode mempengaruhi (→)
c.orang yang dipengaruhi (p)
Jadi proses mempengaruhi : 0 →p
Metode mempengaruhi
a.Kekuatan fisik
b.Penggunaan sanksi (positif/negatif)
c.Keahlian
d.Kharisma (daya tarik)
DaerahPengaruh
Daerah pengaruh mencakup hubungan-hubungan.
a. Antara perseorangan
b. Kelompok dengan seseorang
c. Seseorang dengan kelompok
Hubungan antara Kekuasaan dan Pengaruh
a.AnalisisFrench-Raven
b.AnalisisEtzioni
c.AnalisisNisbel
Proses Pengambilan Keputusan
Pengambilan keputusan adalah pemilihan diantara berbagai alternatif.
Konsep Pengambilan Keputusan
•Identifikasi dan diagnosis masalah
•Pengumpulan dan analisis data yang relevan
•Pengembangan & evaluasi alternantif
•Pemilihan alternatif terbaik
•Implementasi keputusan & evaluasi terhadap hasil -hasil
a.Tipe –Tipe Keputusan Manajemen
•Keputusan-keputusanperseorangan dan strategi
•Kepusan-keputusan pribadi & strategi
•Keputusan-keputusan dasar & rutin
a.Model-model Pengambilan Keputusan
•Relationalitas Keputusan
•Model-model perilaku pengambilan keputusan
b.Teknik Pengambilan Keputusan
•Teknik -teknik Kreatif: Brainstorming & Synectics
•Teknik -teknik Partisipatif
•Teknik -teknik pengambilan keputusan Modern : Teknik Delphi, Teknik Kelompok Nominal.
Referensi
lista.staff.gunadarma.ac.id/.../Proses+Organisasi.pdf
ocw.gunadarma.ac.id/...organisasi.../proses-organisasi
Tidak ada komentar:
Posting Komentar